Dankzij de intensieve samenwerking van 1uur.nu en AskRoger! kunnen we technische kennis van de oplossingen van Microsoft samenbrengen met onze kennis over hoe mensen werken. Daar is onder andere de Digibalie uit voortgekomen. In deze blog vertelt Philip van der Lubben van AskRoger! hoe het zit met de vertrouwelijkheid van de Digibalie.
Digibalie gebaseerd op Microsoft-componenten
De Digibalie en het bijbehorende 1234-stappenplan zijn volledig gebaseerd op bestaande componenten binnen Microsoft Office 365. Voor het maken van het digitale consult wordt Microsoft Bookings ingezet. Het delen van bestanden gaat via SharePoint. Het houden van het uiteindelijke digitale consult verloopt via Microsoft Teams, een bekend samenwerkingsplatform voor vrijwel alle gemeenten. Op die manier wordt heel eenvoudig gebruik gemaakt van alle standaard security-onderdelen binnen Microsoft én is er bovendien de mogelijkheid om add-ons in te zetten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een cloudsecurity-oplossing als Microsoft Sentinel.
Verschillende veiligheidsmaatregelen
Zo is bijvoorbeeld de communicatie binnen Teams end-to-end-encrypted. Als iemand al zou kunnen inbreken op de audiostream, hoort diegene niet meer dan een hoop gepiep en gekraak. We hebben er ook voor gekozen dat alleen burgers bestanden kunnen uploaden die voor de ambtenaar bedoeld zijn, en niet vice versa. Het is daardoor onmogelijk dat vertrouwelijke informatie per ongeluk in verkeerde handen terechtkomt. Het kan dus niet voorkomen dat de verkeerde aanvraag naar de verkeerde bewoner wordt verstuurd. De informatie die de burger deelt met de gemeentemedewerker is dan ook alleen toegankelijk voor de medewerker die gekoppeld is aan die betreffende afspraak.
Beleid van gemeente is leidend
Afhankelijk van het beleid van de gemeente worden de gedeelde bestanden na een bepaald aantal dagen verwijderd. Immers: alle bestanden die bewaard moeten blijven, kunnen worden geüpload in het zaaksysteem, wat de centrale bron van informatie is en blijft. Omdat de bestanden die via de Digibalie gedeeld worden, in SharePoint landen, is gewoon het beleid van de gemeente van toepassing. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om in te stellen dat een medewerker geüploade bestanden alleen kan bekijken, maar niet kan downloaden op de eigen laptop. Wij kunnen gemeenten helpen de juiste beleidskeuzes te maken en vast te leggen in de Office-omgeving. Die keuze is vervolgens ook van toepassing op de Digibalie. Behalve dat het eenvoudig is voor de baliemedewerker om een gesprek aan te gaan in de bekende Teams-omgeving, brengt het ook voor de IT-afdelingen binnen gemeenten. De naadloze integratie in de eigen IT-omgeving brengt de nodige beheer- en kostenvoordelen met zich mee.
Aan de slag?
Wil je aan de slag met de Digibalie of wil je de mogelijkheden in jouw gemeente eens bespreken? Boek dan nu een een-op-een-sessie met ons. Neem gerust contact op met de Product Owner Sophie via 0183-512 253 of stuur een mailtje. Ik help je graag verder!
