Dankzij de Digibalie kunnen burgers vanaf elk apparaat met internetbrowser bij een instantie zoals de gemeente terecht voor een digitaal consult. Heel laagdrempelig en toegankelijk. Maar hoe ziet die overstap naar de Digibalie er voor een gemeente eigenlijk uit? In deze blog bespreken we de drie stappen die nodig zijn om met de Digibalie aan de slag te gaan.
Wat is de Digibalie?
We schreven al eerder een serie blogs over wat de Digibalie is, wat de voordelen zijn en hoe het werkt en voor wie. Kort gezegd is de Digibalie een op Microsoft gebaseerde beeldbel-oplossing voor (balie-)medewerkers en burgers, waarmee burgers vanaf elk willekeurig apparaat kunnen aankloppen bij een instantie voor een digitaal consult, zonder dat ze hiervoor software moeten installeren. De burger heeft voldoende aan een internetbrowser en een apparaat, de medewerker heeft niet meer nodig dan zijn of haar vertrouwde Teams-omgeving. Als een gemeente aan de slag wil met de Digibalie, zijn er vijf fasen die doorlopen moeten worden.
Stap 1: Envision-fase
De eerste fase heeft als doel om een goed en gemeenschappelijk beeld te krijgen van de wensen en behoeften van een gemeente en de waarde die de Digibalie toevoegt. Welke doelstellingen zijn er? Wat is de gewenste planning? Welke verwachtingen zijn er? Voor welke scenario’s wil je als gemeente de Digibalie inzetten? Gaat het vooral om vergunningaanvragen, om huisbezoeken te vervangen voor de afdeling Werk en Inkomen of gaat het om diensten als het aanvragen van een rijbewijs? Alle informatie verzamelen wij door middel van een praktische workshop en interviews met betrokken medewerkers. In deze fase voeren we ook de eerste technische assessment uit. Als er een goed beeld is van de organisatie, de behoeften en de techniek, gaan we een ontwerp maken dat als basis dient voor de daadwerkelijke implementatie van de Digibalie.
Stap 2: Onboarding
Na de Envision-fase volgt de daadwerkelijke installatie, configuratie, migratie en implementatie, op basis van het functioneel en technisch ontwerp. In deze fase gaan we ook aan de slag met het trainings- en adoptieplan. We kijken bij de onboarding dus niet alleen naar de technische kant, maar we zorgen ook dat alle medewerkers die het betreft, goed geïnstrueerd zijn en prettig met de Digibalie aan de slag kunnen. Ook zorgen we voor een naadloze integratie in de bestaande dienstverlening en ICT-infrastructuur. De IT-medewerkers worden getraind hoe ze aan de ‘achterkant’ aanpassingen kunnen doen en bijvoorbeeld nieuwe diensten aan kunnen maken. Door het IT-beheer bij de eigen organisatie neer te leggen, wordt het heel laagdrempelig. Tenslotte helpen we ook met de communicatie naar de burger toe, zodat ook die meegenomen wordt in het hele adoptieproces. Zo kan iedereen zonder haperingen met de Digibalie aan de slag.
Stap 3: Drive value
Na de Onboarding-fase is de Digibalie operationeel. Vanaf dat moment leveren wij support waar nodig en is er een toegewezen persoon die met de gemeente meedenkt over andere manieren om de Digibalie succesvol in te zetten. Een oplossing als de Digibalie is namelijk nooit af. We moeten altijd vooruit blijven kijken en continu blijven innoveren. Zo kunnen er bijvoorbeeld wensen zijn voor nieuwe functionaliteiten van de Digibalie die moeten worden onderzocht, misschien is er een wens om andere afdelingen aan te sluiten of blijken er nieuwe usecases te zijn. Ook profiteert elke gemeente die de Digibalie inzet altijd mee van de feature-updates die regelmatig worden uitgebracht. Zo groeit de oplossing voortdurend.
Het resultaat
Uiteindelijk moeten er daadwerkelijk afspraken gemaakt gaan worden met burgers. Dat gaat volgens het 1234-stappenplan: de afspraak voor het digitale consult moet worden gemaakt, worden voorbereid, het consult moet worden gehouden en tenslotte worden afgerond. Uiteindelijk maakt de Digibalie het contact tussen burger en gemeentemedewerker voor beiden eenvoudiger. Een kort overzicht van de voordelen vind je in deze blog.
Aan de slag?
Wil je aan de slag met de Digibalie of wil je de mogelijkheden in jouw gemeente eens bespreken? Boek dan nu een een-op-een-sessie met ons. Neem gerust contact op met onze Product Owner Sophie via Geef ons een belletje op 0183-512 253 of stuur een mailtje. Ik help je graag verder!
