De maatschappij heeft steeds meer behoefte aan digitale diensten. Dat geldt niet alleen voor de aanschaf van producten. Ook een digitale balie bij gemeente of andere overheidsinstantie biedt een uitgelezen kans om de klanttevredenheid te vergroten en de afstand tot de burger te verkleinen. In zijn vorige blog legde Bas van Gool uit hoe De Digibalie is ontstaan en wat we kunnen verwachten. In deze blog zoomt hij in op voordelen van de digitale balie.
De voordelen van De Digibalie
We kennen het allemaal wel. Je hebt een nieuw rijbewijs, een nieuw paspoort, een uittreksel uit het bevolkingsregister of iets anders nodig. Dan moet je een afspraak bij de gemeente maken, de nodige documenten bij elkaar zoeken, een paar uur vrij nemen en naar de gemeente gaan, waar je eerst nog maar eens een parkeerplaats moet vinden voor je je eindelijk kunt melden. De Digibalie maakt het tripje naar het gemeentehuis overbodig en maakt het leven van zowel gemeentemedewerker als inwoner een stuk gemakkelijker. Een kort overzicht van de voordelen.
1. Tijdsbesparing
De reistijd vervalt, je hoeft geen parkeerplek te zoeken, er is geen wachttijd en er is minder vaak sprake van herhaalbezoek. Immers, is de burger iets vergeten, dan kan hij of zij het benodigde document er ter plekke bij zoeken in plaats van een hele nieuwe afspraak te moeten maken. Zo bespaar je gemiddeld anderhalf uur per afspraak.
2. Flexibiliteit
Een aantal voordelen voor de burger gelden natuurlijk ook voor de gemeentemedewerker. Omdat hij of zij flexibeler kan werken, is het eenvoudiger om werk en privé te combineren. Zo neemt bovendien de mogelijkheid om de openingstijden te verruimen toe. Immers, de medewerker kan ook bijvoorbeeld vanuit huis de balie bedienen. Recente ervaringen wijzen uit dat werken waar je wil ook de bereidheid om op andere tijden te werken stimuleert. En dat is dan weer een voordeel voor de burger.
3. Toegankelijkheid
De Digibalie is een stuk toegankelijker dan de fysieke balie. Ten eerste kan iedereen de dienst afnemen. Omdat je met elk apparaat vanaf elke plek een afspraak in kunt plannen en eraan deelnemen, kan zelfs een inwoner die in het ziekenhuis ligt of om een andere reden immobiel is, een afspraak maken. Maar ook inwoners die – nog – niet onze taal spreken, kunnen aan de digitale balie geholpen worden. Microsoft Teams kan realtime vertalen, de enige voorwaarde is dat iemand kan lezen. Dat neemt een enorme barrière weg.
4. Reputatie
De Digibalie is ook goed voor de reputatie van de gemeente. Het is niet alleen innoverend en inclusief, het is ook nog eens duurzaam. Immers: de verkeersdrukte van en naar het gemeentehuis neemt af en daardoor daalt ook de CO2-uitstoot.
5. Veilig en vertrouwd
Privacy is een groot goed. De Digibalie is 100 procent betrouwbaar en veilig en is compliant aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) die sinds januari 2020 van kracht is. Het sluit aan op de beproefde DigID-identificatiemethode en betalingen vinden plaats via de vertrouwde iDeal-betaalstandaard. Bovendien: niemand kan meeluisteren met het gesprek en, sterker nog, niemand kan zelfs maar zien dat je een afspraak bij de gemeente hebt.
6. Kostenbesparing
Met De Digibalie kun je meer aanvragen per dag verwerken dan aan de fysieke balie, omdat de logistiek nu eenmaal makkelijker is te regelen. Bovendien kun je efficiënter gebruikmaken van de Microsoft-licentie en nemen beheer(s)kosten af.
Meer inspiratie
In de Digitale Agenda Gemeenten 2024 wordt de rol van gemeenten in de digitale transitie van onze samenleving beschreven aan de hand van drie doelstellingen: ‘mogelijk maken’, ‘kansen benutten’ en ‘duiden en reflecteren’.
Aan de slag?
In onze volgende blog zoomen we in op hoe de implementatie van zo’n digitale balie precies werkt. Wil je als gemeente of andere overheidsinstelling nu al aan de slag met de digitale balie of heb je interesse in een demo? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu. We helpen je graag verder!
