Face-to-face contact is een belangrijk onderdeel in veel dienstverleningen – van een aangifte bij de politie tot een consult bij de huisarts. Op die manier is het contact persoonlijk en kan iemands identiteit worden vastgesteld. Maar ontmoetingen in real life zijn niet altijd even efficiënt en ook de klant zelf zit er niet altijd op te wachten. Zou het niet mooi zijn om processen te digitaliseren zonder dat het contact minder menselijk of veilig wordt?
Er was een periode dat inwoners voor elk document, of zelfs voor alleen een stempel, langs moesten bij de gemeentebalie. Dat kostte hen niet alleen veel tijd en moeite, ook de druk op de baliemedewerkers was hoog. Bij andere overheidsinstellingen, in de zorg en het onderwijs zien we dat de fysieke aanwezigheid van een klant, patiënt of inwoner de standaard is.
Veilig en persoonlijk, allemaal in Teams
Dat kan beter!, vonden we. Daarom gingen we samen met 1uur.nu aan de tekentafel zitten. We wilden organisaties helpen hun klantcontact verder te digitaliseren, zonder dat het proces zou inboeten aan veiligheid of de persoonlijke touch. Wat we voor ons zagen? Een digitale balie waarmee de klant of burger vanaf elke plek op afstand contact kan hebben.
Zo ontstond de Digibalie. Dat is een workflow ingericht op basis van Microsoft-componenten: Microsoft 365, Azure en Power Platform. De Digibalie kan op allerlei manieren worden ingezet in de meest uiteenlopende branches – van overheid tot commercie, in zorg en onderwijs. Bij al deze toepassingen is de rode draad: klant en organisatie communiceren veilig en persoonlijk met elkaar via een Teams-verbinding; via ditzelfde kanaal kunnen bovendien identificaties en betalingen plaatsvinden.
Het handige is, de medewerker blijft gewoon werken in de omgeving waarin hij of zij al bezig was. Dat verkleint het aantal applicaties dat de medewerker moet bedienen enorm, wat ten goede komt aan de productiviteit en de work life balance. Daarnaast levert het de afdeling ICT minder extra werk op.
De Digibalie in 3 scenario’s
De Digibalie maakt de inrichting van de meest uiteenlopende workflows mogelijk. Hoe dat er in de praktijk uitziet? De volgende scenario’s maken duidelijk welke problemen een digitale balie kan oplossen.
1. Een consult bij de (huis)arts
Voor mensen met een beperking kan het een hele opgave zijn om naar de huisarts of het ziekenhuis te gaan. Denk aan het regelen van begeleiding, speciaal vervoer etc. Dan zijn er nog mensen die minder goed Nederlands spreken en een tolk nodig hebben bij het consult.
Een digitaal consult met behulp van de Digibalie biedt uitkomst. Bij minder dringende klachten hoeft de patiënt niet te reizen, maar heeft hij of zij persoonlijk contact met de arts via de Teams-verbinding. Eventueel kan een tolk of familielid (ná identificatie) aanhaken.
2. Onderwijs tijdens een lockdown
Dat de coronacrisis voorlopig niet ten einde is, wordt elke dag duidelijker. Mocht er opnieuw een lockdown komen, dan zal het onderwijs weer onder druk komen te staan. Digitalisering heeft het onderwijs veel te bieden, is gebleken in de laatste twee jaar. Wél misten docenten en leerlingen het persoonlijk contact. Het veilig én zonder fraude afnemen van examens zal ook tijdens een volgende lockdown een uitdaging zijn.
Met de Digibalie hebben scholen en universiteiten het juiste digitale systeem tot hun beschikking: het is sterk op het punt van identificatie, maar weet ook een persoonlijke verbinding te maken.
3. Aangifte doen zonder drempels
De aangiftebereidheid in Nederland blijft afnemen. Zeker in bepaalde buurten stappen inwoners niet zo snel naar de politie. Angst speelt hierbij een rol. Daarbij gaat het niet alleen om de vrees dat er ooit wraak wordt genomen, er is ook de angst om in een politiebureau gezien te worden door bekenden.
Met de Digibalie kunnen burgers direct contact opnemen met een agent die een aangifte opneemt, zonder dat iemand hem of haar een politiebureau ziet in lopen. Wel kan identificatie plaatsvinden via de Digibalie. Bovendien geeft de lichaamstaal van de aangever de agent veel extra informatie.
Whitepaper over de Digibalie
Met behulp van onze oplossing stroomlijnt niet alleen een gemeente de communicatie met haar burgers, alle andere organisaties die veilig en persoonlijk willen communiceren profiteren van de Digibalie. Wellicht dat je je afvraagt of ook jouw werkproces door onze oplossing kan worden vereenvoudigd. We gaan er graag met jou over in gesprek.
Wil je ondertussen alle ins en outs van de Digibalie weten? Download dan ons whitepaper.
